CERN2B Challenge
Arranobox: Sistema desarrollado con tecnología del CERN para ahorrar tiempo en búsquedas de documentación para empresas que gestionan grandes volúmenes de información inconexa y desorganizada. Facilitando a la organización a mantener su sistema sin documentos duplicados, minimizando el caos organizativo que tienen muchas empresas por falta de planificación documental.
Las empresas manejan cada día una mayor cantidad de información que suele estar almacenada mayoritariamente en documentos, bases de datos, web y herramientas específicas. Mientras que las grandes empresas tienen los procesos apropiados y el presupuesto para adquirir los servicios o herramientas más apropiados para gestionar este volumen creciente de información, las pequeñas y medianas empresas no disponen muchas veces ni del conocimiento, ni de los procesos o ni siquiera de suficiente presupuesto para abordar este problema. La principal consecuencia de este problema es la pérdida de productividad que supone la búsqueda de información dispersa en múltiples sitios, sobre todo en empresas cuya base de negocio es el conocimiento. Según un estudio de IDC un empleado puede dedicar hasta el 20% de su tiempo a la búsqueda de información. Sin embargo, existen motores de búsqueda de calidad y orientados a entornos empresariales que pueden reducir ese tiempo hasta un 50%.
Arranobox es un servidor con un potente motor de búsqueda basado en la tecnología del CERN (Invenio) que permite indexar la información dispersa en diferentes lugares (archivos, bases de datos, sitios web) y una búsqueda rápida de esa información. Arranobox utiliza una interfaz muy similar a Google y proporciona al usuario precisamente esa experiencia de búsqueda que necesita: una herramienta fácil y rápida que le ayuda a encontrar la información relevante relacionada con los términos de búsqueda. Si consideramos que un empleado pasa el 20% de su tiempo buscando información interna y que una solución como Arranobox puede reducir este tiempo a la mitad, esto implica un ahorro de hasta el 10% del tiempo por empleado, o lo que es lo mismo, un incremento de la productividad de hasta el 10%.
Existen otras soluciones en la nube (Google Drive, Microsoft OneDrive, Dropbox) que proporcionan motores de búsqueda; sin embargo Arranobox apuesta por una solución on-premise, es decir local y situada en las propias instalaciones de la empresa. Esta diferenciación tiene dos ventajas principalmente: rapidez y privacidad. En primer lugar, que tanto la indexación de la información como la búsqueda se produzca en local significa que se reduce el consumo de datos (lo que puede ser importante en escenarios con mala conectividad) y en segundo lugar y más importante que se reduce el tiempo que tardan esos procesos al ser todo local. En segundo lugar, la información nunca abandona las instalaciones de la empresa por lo que se puede garantizar la confidencialidad de los datos de una manera más fácil lo que puede ser vital dependiendo del tipo de negocio.
Aunque diferentes tipos de empresas pueden tener necesidades completamente distintas, la versatilidad de Arranobox le permite cubrir tanto escenarios donde la información esté principalmente en bases de datos, como en aquellos donde sean principalmente archivos de texto formateado, pasando por datos generados por líneas de producción en una fábrica o incluso integraciones específicas con herramientas de terceros ya que la solución es totalmente extensible. En cualquier caso, aunque existen diferentes fuentes de información, requisitos de seguridad y necesidades de usuario, Arranobox ofrece una las funcionalidades básicas en todos esos aspectos que una empresa puede necesitar para mejorar la productividad de sus empleados de una manera apreciable.
Desarrollar un poco más el texto de cada premio